الغرض من الوظيفة

لمساعدة الزوار والضيوف والإجابة على استفساراتهم بسرعة من خلال توفير معلومات وإرشادات وتوجيهات واضحة مطلوبة ؛ يوفر الدعم الإداري والمساعدة العامة المستمرة في العمليات اليومية للمكتب بما في ذلك جمع المستندات وتسليمها وتصويرها ومعالجة البريد وحفظها لضمان الأداء وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة المعتمدة.

مسؤوليات النتائج الرئيسية

  1. يتعامل مع مكتب الاستقبال الرئيسي من خلال الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه الزوار والضيوف والرد على استفساراتهم مع إرسال رسائل ومعلومات واضحة حسب الاقتضاء. 
  2. يضمن راحة جميع الزوار والضيوف والمتقدمين المنتظرين في منطقة الاستقبال الرئيسية ، ويقدم لهم المرطبات ويرافقهم إلى المكتب المطلوب إذا لزم الأمر.
  3. يجمع المستندات والقرطاسية والرسائل داخل المكتب ويسلمها على الفور في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
  4. تقديم الدعم المستمر في الحفاظ على منطقة استقبال وأماكن عمل آمنة ومرتبة ؛ تشغيل المعدات المكتبية وفقًا للإجراءات.
  5. يساعد فريق الموارد البشرية والإدارات الأخرى ، إذا لزم الأمر ، في تجميع المستندات وتصويرها وحفظها وحفظها من أجل تحسين سير العمل في الأقسام المعنية.
  6. ينسق مع وكلاء البريد / البريد لجمع وتسليم المستندات. استلام وفرز وتوزيع البريد الوارد وحزم البريد السريع على الإدارات المختلفة حسب الحاجة. يحتفظ بسجل تسليم لجميع المعاملات البريدية / البريد السريع.

مسؤوليات النتائج الرئيسية – تابع

  1. يوفر معلومات عامة غير تقنية ردًا على استفسارات الجمهور.
  2. يحتفظ بسجل لجميع المكالمات الصادرة (الاتصالات الدولية)
  3. يساعد جميع الإدارات من خلال تشغيل أجهزة الفاكس ، وإعداد السعاة الخارجين وإرسال الطرود عندما يُطلب منهم ذلك.
  4. يحتفظ بسجل الزائر و / أو يدخل المواعيد على نظام آلي إذا لزم الأمر.
  5. ينفذ أي مهام أخرى يكلفه بها المشرف / المدير.

المؤهلات (أكاديمي ، تدريب ، لغات)

  • المدرسة الثانوية أو الدبلوم في أي تيار مقبول.
  • يُظهر شخصية لطيفة وموقفًا إيجابيًا في جميع الأوقات.
  • حسن الإعداد والتنظيم.
  • العمر الموصى به: لا يزيد عن 30 سنة.
  • قادر على تشغيل الأجهزة المكتبية والكمبيوتر عند الحاجة.
  • مقبول في اللغة الإنجليزية (اللغة العربية أساسية).

خبرة في العمل

  • الخبرة ليست ضرورية لهذا الدور بالنظر إلى أن المرشح يوضح الكفاءات المطلوبة.
  • 1-2 سنوات من الخبرة في الدعم المكتبي في دور مماثل في أي صناعة ستكون ميزة.
  • قادر على استيعاب وتصنيف المستندات المطلوبة للمهام المطلوبة.
  • القدرة على فهم المهام وتخطيط المهام حسب الأولويات والترتيب المنطقي.
  • يوضح القدرة على تشغيل الآلات والمعدات المكتبية بشكل مستقل.
  • لاعب فريق تعاوني يمتلك مهارات تنظيم وإدارة الوقت.
  • البقاء على اطلاع دائم بالمعلومات المطلوبة و / أو التغييرات داخل الشركة بما في ذلك أسماء الإدارات والموظفين ومواقع مكاتبهم.
  • متعدد المهام موجه مع الاهتمام الشديد بالتفاصيل.
  • على استعداد لدعم السيناريوهات المخصصة وحالات الطوارئ.
  • يمكن الاعتماد عليه ، والمبادرة الذاتية ، والملكية ، وإظهار الطاقة والحماس.
  • القدرة على استخدام العلاقات الشخصية لتنفيذ المهام وبناء الثقة في أدائه.